Il tempismo nel recupero crediti

Recupero crediti: il tempismo è tutto. Ecco quando passare all’azione

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Recupero crediti e tempistiche: quando agire? La prima cosa da sapere è che non è mai troppo presto. Anzi, l’ideale è iniziare ad agire prima che si presenti un debito non pagato. Come? Con azioni di prevenzione da mettere in atto sin dal momento dell’acquisizione dei clienti: informazioni investigate e verifica della solvibilità dei potenziali clienti, per esempio. Questi sono ottimi metodi per conoscere in anticipo situazioni potenzialmente problematiche e per attivare tutte le azioni utili per evitare un insoluto.

Quando però, nonostante le precauzioni (oppure proprio perché queste precauzioni non sono state prese), ci si ritrova di fronte a una fattura non pagata una delle prime domande che ci si pone è: fino a quando posso aspettare?

Capita spesso che in azienda si porti pazienza molto più del dovuto, con la speranza di ricevere il pagamento senza deteriorare i rapporti con il cliente e, forse, anche con la speranza di ricevere anche un nuovo ordine. Insomma: si tollera il mancato rispetto delle condizioni di pagamento concordate per non perdere un cliente.

Questo, però, si rivela spesso un atteggiamento pericoloso per l’azienda che lo mette in atto, perché può portare ad un loop infinito di pagamenti sempre più lunghi, da parte dello stesso cliente. E questo nella migliore delle ipotesi. Se, infatti, durante l’infinita attesa del saldo di un pagamento il debitore dovesse fallire, recuperare il credito diventerebbe molto più costoso e difficile.

Molto meglio allora agire per tempo, avvalendosi della collaborazione di professionisti in grado di intervenire con il giusto tone of voice e con i mezzi giusti per ottenere l’incasso del pagamento senza deteriorare i rapporti con il cliente.

Il giusto atteggiamento, la volontà di venirsi incontro con un piano di rientro concordato (che però poi deve essere monitorato e fatto rispettare) e una gestione attenta delle procedure di recupero del credito sono quello che occorre per garantirsi pagamenti in tempi certi. Al contempo, queste azioni permettono anche di mantenere aperte future possibilità di business con il cliente.

Spesso, anche solo il cambio di interlocutore e l’intervento di una società autorevole e specializzata nel recupero crediti può bastare a sbloccare una situazione di pagamenti in stallo.

Recupero crediti: gli errori da non fare

L’errore più grande, dunque, è quello di aspettare troppo. Cercare di recuperare un credito di due o tre anni fa significa intervenire in una situazione già compromessa e richiederà certamente maggiori sforzi e maggiori costi. Se poi, in questo arco di tempo, è intervenuto un fallimento sarà necessario coinvolgere uno studio legale, con ulteriori costi da sostenere.

Un altro errore comune è quello di continuare a gestire internamente all’azienda i solleciti di pagamento, ma senza una procedura ben definita e costante: si procede così a richieste di pagamento sporadiche, senza uno schema preciso, si concordano dei piani di rientro ma poi non si procede con i necessari solleciti. A discapito dei piani concordati. A lungo andare, si cede alla frustrazione e allora sì che è presente il rischio di arrivare a un deterioramento dei rapporti con il cliente.

Recupero crediti: come agire nei tempi giusti

La regola generale è: prima si agisce e meglio è. Intervenire tempestivamente è spesso il modo più sicuro per riuscire ad incassare il debito non pagato con meno sforzo e con il minimo investimento. Si può iniziare a intervenire anche semplicemente dopo un mese dalla scadenza della fattura non pagata. In questi casi si parla di credito operativo, poiché molto spesso il cliente è ancora in uno stato di attività con l’azienda. In questi casi, è sufficiente un semplice promemoria o un sollecito molto soft per assicurarsi un pronto pagamento del dovuto.

Per quanto riguarda i clienti cessati, cioè quelli non più in corso di fornitura, il momento ideale per intervenire è dopo quattro o cinque mesi dalla scadenza delle fatture.

In breve: l’attività di recupero crediti è un lavoro costante di ricerca, contatto e mediazione con il debitore, che deve essere seguito da personale esperto e che, se portato avanti con i giusti mezzi, può assicurare il recupero del credito in tempi rapidi e anche un proficuo prosieguo delle attività di business con l’azienda debitrice, qualora ci siano le condizioni per portarlo avanti.

L’esperienza, la preparazione e la capacità di gestire diversi tipi di azioni a seconda del tipo di credito sono fondamentali per ottenere il risultato sperato in tempi brevi e con il minimo dispendio di tempo e di denaro.